Герои Российской Федерации и все награжденные орденами, медалями, знаками отличия, нагрудными знаками к почетным званиям Российской Федерации вместе с орденскими знаками, медалями и нагрудными знаками получают соответствующие документы — грамоты или удостоверения.
Удостоверения к орденам и медалям унифицированы, что отражено в их названии «Удостоверение к государственной награде Российской Федерации». Они имеют жесткую обложку темно-вишневого цвета с золотым тиснением вышеуказанного названия и изображения Государственного герба Российской Федерации над ним.
На титульном листе дублируется Государственный герб, под которым помещено название государства «Российская Федерация», ниже идет надпись «Удостоверение к государственной награде» и номер удостоверения.
Заполнение удостоверения сведено до минимума. На развороте слева записываются фамилия, имя и отчество награжденного, а справа — название ордена или медали, номер ордена или медали и дата Указа Президента Российской Федерации о награждении.
Нагрудные знаки к почетным званиям номеров не имеют, но удостоверения к ним номерные и перед номером стоит обозначение «3».
Награды министерств и ведомств также имеют соответствующие документы.